Paiements locataires : anticiper l’évolution des modes de paiement pour maîtriser les coûts associés

Des pratiques de paiement hétérogènes, génératrices de coûts

Pour les bailleurs sociaux, la gestion des paiements repose encore sur des modalités de paiement multiples. Si le prélèvement automatique demeure majoritaire (50 à 70%*), il ne concerne pas l’ensemble des locataires qui alternent ou évoluent vers d'autres modes de paiement. Les virements bancaires représentent une part significative des paiements (10 à 20%*), aux côtés de ceux effectués par carte bancaire (10 à 20%*). Dans une moindre mesure, les paiements par chèque ou via des dispositifs de paiement en espèces restent également utilisés.

Les données comparatives mettent en évidence un décalage entre les modes de paiement observés dans le logement social et ceux de l’économie française dans son ensemble. Le chèque, par exemple, représente aujourd’hui une part marginale des paiements au niveau national (2 à 3% - Banque de France*), mais demeure significativement plus présent dans le logement social (5 à 10% des volumes de paiement, hors TIP SEPA-Chèques*).

Le logement social, confronté à des enjeux d’accessibilité et d’inclusion, évolue à un rythme différent de celui observé dans l'économie nationale. Cette réalité participe à la diversité des moyens proposés, mais génère en contrepartie une complexité opérationnelle importante. Chaque modalité de paiement implique des circuits de traitement distincts, des contrôles spécifiques et des impacts financiers variables.

Des conséquences opérationnelles concrètes

Au-delà de la coexistence de plusieurs moyens de paiement, plusieurs irritants récurrents sont régulièrement identifiés par les organismes de logement social.

• Temps et délais de traitement. L’identification des paiements entrants, les saisies comptables et les opérations de rapprochement mobilisent des ressources importantes (2 à 3 minutes par virement, en tenant compte des recherches sans référence*). Ces traitements manuels sont également source d’erreurs et de délais supplémentaires, impliquant des actions de correction et de régularisation qui mobilisent durablement les équipes.

• Frais associés aux paiements. Certains modes de paiement, tels que la carte bancaire ou les paiements en espèces, génèrent des frais de transaction élevés (4 à 8€ pour un paiement en espèces selon le prestataire et près de 2€ en moyenne pour le paiement d’un loyer par CB*). D’autres, comme le chèque, présentent des coûts de transaction limités mais impliquent des coûts de traitement internes plus élevés (5€ estimé par chèque en tenant compte des temps de vérification, de comptabilisation manuelle, de dépôt, ainsi que de la gestion des erreurs de saisie d’imputation, des vols et des pertes*). Ces charges, parfois sous-estimées, pèsent sur le budget de fonctionnement des bailleurs et peuvent également impacter le pouvoir d'achat des locataires.
  
• Sécurité des flux financiers. La diffusion des coordonnées bancaires expose les organismes à des risques opérationnels concrets, qui augmentent à mesure que cette diffusion s’élargit. Tentatives de fraude, mise en place d’abonnements indus ou hameçonnage de locataires à partir d’une manipulation de l’IBAN bailleur : ces situations nécessitent une vigilance accrue des équipes et des actions régulières de vérification et de sécurisation.
• Usages et qualité de service. Les bailleurs doivent composer avec des usages variés. Si certains locataires privilégient des parcours dématérialisés, d’autres restent réticents à l’égard du prélèvement automatique ou du paiement par carte bancaire en ligne. Certains modes de paiement, comme le chèque ou les espèces, peuvent générer des pertes, des retards d’encaissement ou des risques de fraude. De même, les virements qui ne sont pas correctement identifiés ou rapprochés peuvent entraîner des délais de traitement supplémentaires ou des relances injustifiées. Ces situations, même ponctuelles, peuvent générer des incompréhensions et altérer la relation avec les locataires. 

Ce décalage et ces contraintes s’inscrivent dans un contexte de transformation progressive des pratiques de paiement. Ces constats soulèvent une question stratégique : comment accompagner cette évolution sans complexifier les processus internes ni alourdir les dépenses opérationnelles ?

Anticiper l'évolution des modes de paiement

À l’échelle de l’économie française, l’usage du chèque et des espèces reculent tendanciellement (-66% sur 10 ans – Banque de France), au profit des paiements dématérialisés en forte hausse. Plusieurs acteurs institutionnels et bancaires évoquent par ailleurs une réduction progressive du recours au chèque dans les prochaines années, et questionnent sa pérennité à terme, sans calendrier officiellement arrêté à ce stade.

Pour les bailleurs sociaux, cette évolution signifie que le maintien de l’organisation actuelle des paiements peut, à moyen terme, entraîner une augmentation des coûts. La substitution progressive de certains moyens de paiement par d’autres plus onéreux, ou la hausse du volume de flux nécessitant des traitements manuels, peuvent générer une hausse des charges et du temps consacré au traitement des paiements si elle n’est pas accompagnée d’une adaptation des processus.

Anticiper l’évolution des modes de paiement ne signifie pas réduire brutalement l’offre proposée aux locataires, mais accompagner la réorientation des usages vers des solutions plus efficientes, tout en garantissant l’accessibilité.

Le regard croisé d'Aareon et Piloc : vers une gestion des paiements plus structurée et automatisée

Cette évolution des usages implique une adaptation de l’organisation et des outils existants, en particulier autour du virement bancaire, afin d’en faire un levier d’efficacité plutôt qu’une source de complexité.

L’automatisation des rapprochements, la fiabilisation des écritures comptables, la réduction des interventions manuelles et l’amélioration de la traçabilité des paiements constituent autant de leviers pour réduire les coûts opérationnels, accélérer les délais de prise en compte des encaissements et soulager durablement les équipes.

L’intégration native des dispositifs de paiement aux outils métiers existants (ERP, Espace Locataire), combinée à l’automatisation des traitements et à une approche centrée sur les usages, permet de concilier efficacité opérationnelle et qualité de service. Elle contribue également à sécuriser les flux financiers et à limiter les risques liés aux erreurs de traitement ou aux tentatives de fraude.

Pour Aareon et Piloc, la gestion des paiements doit être envisagée comme un levier de performance à part entière dans l’objectif de remettre le paiement au service des métiers en prenant en compte trois piliers : sécurité des encaissements, sobriété des coûts et simplicité d’usage, tant pour les équipes que pour les locataires.

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