Digitalisation : comment emporter l’adhésion des collaborateurs ?
Comment faire adhérer l'ensemble des collaborateurs à la transformation digitale de votre organisme : découvrez les bonnes pratiques pour relever ce challenge !
La fonction du DSI a fortement évolué ces dernières années. Garant des outils digitaux, il a vu son rôle prendre un nouveau tournant avec la digitalisation accélérée des entreprises, en partie liée au télétravail.
Plus qu’un expert technique, le DSI revêt une cape de visionnaire dans le choix des nouvelles technologies qui serviront à l’entreprise.
Si certains bailleurs franchissent encore timidement le pas de la digitalisation de leurs services, d’autres ont désormais implémenté une Direction de l’innovation et de la transformation numérique au sein de leur organisation afin de l’épauler sur cet axe de la digitalisation.
C’est au DSI – et à la Direction de l’innovation et de la transformation numérique lorsqu’elle existe – qu’incombe la mission de convaincre en interne de la nécessité de faire évoluer les pratiques et d’adopter de nouveaux outils digitaux. Mais une fois cette étape réalisée, encore faut-il que le projet de transformation digitale remporte l’ensemble des suffrages auprès des collaborateurs… y compris les plus réticents.
Découvrez, dans cet article, quelques bonnes pratiques pour y parvenir.
Mettre en place une stratégie de conduite du changement
La digitalisation de votre organisme doit s’inscrire dans une stratégie préalablement définie. Plus vous êtes préparé, mieux vous réussirez à faire adhérer l’ensemble des collaborateurs à la transformation digitale de votre structure. Parmi les grandes étapes à mener dans votre stratégie, vous trouverez :
- La réalisation d’une étude d’impact: en quoi le ou les outils digitaux que vous souhaitez déployer vont-ils impacter le travail des collaborateurs ? Quelles seront les répercussions dans leur quotidien ? Quels sont les leviers d’action prévus ? C’est dès cette étape que vous pourrez recueillir les avis et remarques des collaborateurs. Il est tout à fait normal d’entendre des résistances dans un tel projet ; il suffit juste de pouvoir les anticiper.
- La création d’une roadmap avec, entre autres, un calendrier de déploiement et le budget alloué ;
- La préparation des équipes avec des formations adaptées.
Présenter le projet de transformation digitale
Cette présentation ne doit pas se faire simplement par l’envoi d’un email à tous les membres de l’organisme. Ces derniers attendent des supports physiques (faites appel à l’équipe en charge de la communication) et des ateliers de présentation pendant lesquels vous communiquerez sur l’objectif de cette transformation, ses avantages mais aussi ses impacts sur les services et les utilisateurs finaux.
Laissez la parole aux collaborateurs afin que la communication ne soit pas simplement descendante. Cette étape est cruciale puisqu’elle vous permet de les segmenter en plusieurs groupes :
- Les early adopters, convaincus par le projet ;
- Les suiveurs qui adhéreront sans mal au projet ;
- Les sceptiques auprès de qui il faudra faire preuve de pédagogie et leur montrer les bénéfices d’une telle transformation ;
- Les réticents pour qui il sera important de comprendre les craintes et de les rassurer.
Pour chaque catégorie, l’approche et la communication autour du projet sont différentes.
Repérer les collaborateurs capables de devenir des ambassadeurs de la digitalisation
S’il existe des collaborateurs réticents au changement, d’autres, au contraire, y seront favorables. Repérez ces personnes ayant une appétence pour le digital – ces early adopters -, sans limite d’âge, et intégrez-les dans votre stratégie de transformation. Organisez des groupes pour travailler sur le projet, en permettant aux personnes les plus impliquées de mobiliser les équipes. Vous encouragerez l’appropriation du projet et la diffusion des bonnes pratiques à l'intérieur de l'organisation.
Ces collaborateurs doivent avoir suffisamment d’influence dans l’organisme pour que leurs avis sur les outils digitaux soient pris en compte par la plus grande majorité. Outre le besoin de les sentir motivés sur le projet, vous devrez leur expliquer leurs missions, leur parler d’une éventuelle gratification, et le moment où ils ne seront plus sollicités.
Ces ambassadeurs digitaux peuvent interagir avec les collaborateurs à tout niveau de l’organisme, collecter les feedbacks, les coacher, repérer les salariés qui peinent le plus dans la compréhension du projet… En résumé, devenir de vrais alliés des DSI dans le projet de transformation digitale du bailleur social.
Informer les collaborateurs régulièrement
La digitalisation de votre organisme ne doit pas se faire dans le silence. Partagez l’avancée du projet avec tous les employés grâce une actualité hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle (newsletter par exemple) et rassurez les parties prenantes (direction, management, personnel de terrain, RH…).
Les responsables de services ont un rôle central à jouer puisqu’ils sont chargés de mesurer des indicateurs de performance (niveau de satisfaction, ROI, nombre d’utilisateurs…) et de communiquer auprès de leurs équipes sur les réussites et les points d’amélioration. C’est à eux de convaincre leurs collaborateurs de l’importance d’acquérir de nouvelles compétences technologiques et d'adopter ces nouveaux outils qui visent à faciliter et/ou améliorer le travail de chacun.
Au cours du processus de transformation digitale, il est important de recueillir l’avis du plus grand nombre. Boites à idées, sondages, tests… les moyens ne manquent pas.
Former les collaborateurs, en particulier les plus réticents
Ne lésinez pas sur la formation des équipes si vous souhaitez emporter l’adhésion de tous. Ateliers, webinaires, réunions, MOOC… Les moyens de formation sont nombreux et adaptés à la maturité digitale des collaborateurs. Non seulement vous y présenterez les outils digitaux que vous souhaitez déployer (formation théorique), mais c’est également à ce moment-là que vous pourrez montrer les différents cas d’usage et présenter les avantages de la solution sur leur quotidien (gain de temps, réduction des tâches à faible valeur ajoutée, etc.).
La formation doit se faire à toutes les étapes de la transformation, de la définition des outils technologiques jusqu’à la mise en œuvre concrète sur le terrain. Prenez plus de temps avec le personnel le plus réticent ; c’est à cette étape que vous levez les doutes.
Miser sur la coopération entre les services
La transformation digitale offre une opportunité pour encourager une approche plus transversale en favorisant la coopération des services (terrain, direction, RH…). Les nouvelles pratiques sont plus facilement acceptées par les collaborateurs lorsque tous les services travaillent ensemble pour faciliter le changement. Une période qui s’avère finalement propice pour promouvoir l'innovation en permettant une refonte complète des modes de communication et de partage d'informations. Il est donc essentiel de mettre en place tous les outils nécessaires pour faciliter la transition pour tous, dans les meilleures conditions possibles.
A l’ère du tout numérique, les bailleurs sociaux ont tout intérêt à renforcer la digitalisation de leur organisme et à équiper l'ensemble des collaborateurs d’outils dédiés qui faciliteront leur quotidien. Aareon accompagne justement les DSI et plus largement les bailleurs sociaux dans leurs projets de transformation digitale dans le secteur de l’habitat social. Solutions de gestion de la relation clients ou de la relation fournisseurs, outils de gestion du patrimoine ou encore solutions mobiles pour le personnel sur le terrain, découvrez l’écosystème Aareon !