Factures dématérialisées
Habitat Perpignan Méditerranée: la dématérialisation des factures
Dans une démarche responsable et écologique, Habitat Perpignan Méditerranée a souhaité dématérialiser l’ensemble de ses factures fournisseurs. Un projet mené avec Aareon qui permet au bailleur des gains de temps importants et une plus grande efficacité dans le traitement des factures
Les enjeux de la stratégie digitale d'Habitat Perpignan Méditerranée
Habitat Perpignan Méditerranée œuvre à optimiser la qualité de service rendue à ses locataires, agents et partenaires, tout en facilitant le travail de ses collaborateurs.
Cette volonté s'illustre par la mise en place d'outils innovants et intuitifs à destination de ces différents acteurs et notamment :
- La digitalisation de la relation client, avec par exemple la mise en place du Portail Locataire à destination des résidents, la création d'un centre d'appels avec un numéro locataire dédié, la pose de cinq écrans d'affichage digital dans ses 4 bureaux de proximité
- L'optimisation de la relation fournisseurs, via des processus et échanges facilités et la dématérialisation des factures
La dématérialisation des factures avec Aareon et Neovacom
Le changement de statut d'office public en entreprise privée fin 2021 a entrainé la fin de l'utilisation de la plateforme Chorus, et l'abandon de la dématérialisation des factures initiée à travers ce précédent portail réservé aux organismes publics Chorus.
Afin de pallier cette problématique et de conserver la facturation dématérialisée qui sera par ailleurs obligatoire dès 2023, Habitat Perpignan Méditerranée a fait appel à Aareon pour mettre en place la Place des Fournisseurs - couplée à la solution Freedz de Neovacom - afin de pouvoir maintenir le traitement de ses 1500 factures mensuelles de façon dématérialisée et de proposer à ses 300 fournisseurs une solution de remplacement à Chorus.
La combinaison de ces deux solutions permet l'accès à ces fonctionnalités clés :
- conformité réglementaire et sécurité : refus des factures non conformes, archivage légal pendant 10 ans, garantie de l'authenticité de l'émetteur, de l'intégrité et de la lisibilité des données
- collecte de factures centralisée : plusieurs modes et formats de dépôts possibles
- contrôle de cohérence et de présence des données : vérification des doublons et des fournisseurs, ajout de mentions obligatoires, contrôle des engagements émis par votre ERP
- standardisation : les factures sont mises à disposition dans un format standardisé étatique, intégré automatiquement à l'ERP
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