Une stratégie efficace de gestion de la proximité

Vos personnels de proximité sont le premier maillon de la relation avec vos locataires. Présents sur le terrain, au plus près des besoins, ils ont un rôle essentiel dans l’amélioration de la qualité de service rendu et dans la satisfaction client.

Face à cet enjeu fort, il devient de plus en plus important de leur faire gagner en autonomie, en efficacité et en réactivité, dans leurs différentes missions du quotidien.

Alors comment redonner le pouvoir à vos agents sur le terrain pour renforcer la satisfaction locataire ?

1 - En leur faisant gagner en efficacité …

… et cela passe tout d’abord par un équipement en tablettes ou smartphones, nécessaire pour leur permettre d’effectuer leur travail de façon optimisée à l’ère du digital.

Au-delà de cet aspect, il convient de leur proposer des solutions ergonomiques et faciles d’utilisation qui vont leur permettre, en quelques actions rapides, d’accéder aux informations pour pouvoir renseigner un locataire.

En parallèle, une solution fonctionnelle intégrée à l’ERP et aux autres solutions digitales en place va permettre aux agents de proximité de faire remonter les informations de terrain aux équipes concernées. Un signalement sur le patrimoine géré ou une réclamation d'un résident vont être automatiquement tracés et remontés, permettant ainsi une prise en charge rapide des incidents signalés. 

2 - En leur donnant les clés pour résoudre les problèmes sur le terrain

Comme nous l’avons vu plus haut, s'il est doté d'une solution digitale adaptée aux métiers de terrain, l'agent de proximité va être en mesure de donner l’information en temps réel aux locataires et de les aider dans leurs démarches.

Parce qu’il est mieux renseigné et qu’il peut traiter par lui-même un certain nombre de sollicitations et agir sur le terrain, l’agent de proximité bénéficie d’une plus grande autonomie et d’une expertise renforcée, devenant ainsi un interlocuteur privilégié pour les locataires, qui vont naturellement réduire le nombre de leurs sollicitations via d’autres canaux.

Pouvoir en seulement quelques clics saisir des réclamations détaillées, aussi bien sur les parties communes que sur les parties privatives du patrimoine, faire un suivi complet des réclamations et les traiter, saisir des bons de travaux directement depuis une tablette ou un smartphone, ou encore être notifié par alertes d’informations importantes concernant le patrimoine ou le locataire, sont des atouts cruciaux qui vont permettre à l’agent sur le terrain de fournir un travail de qualité.

Par ailleurs, l’intégration de solutions de proximité à votre système d’information et à vos solutions digitales déjà en place va permettre à l'agent de recevoir automatiquement les réclamations qui seraient passées par un autre canal et de pouvoir agir dessus. En parallèle, les informations saisies sur le terrain remontent automatiquement au niveau de l’ERP et des autres solutions, favorisant la transversalité : les équipes sont informées en temps réel et l’information transite auprès des acteurs concernés.

3 - En améliorant leur image et plus globalement l’image du bailleur auprès des locataires

En les dotant d’outils digitaux entièrement intégrés à votre système d’information, vos agents de proximité vont proposer à vos locataires un service moderne, dans l’ère du temps, véhiculant une image positive de votre organisme. Ils vont aussi et surtout pouvoir fluidifier la communication avec les locataires, les informer efficacement, en toute transparence et en temps réel, renforçant ainsi leur satisfaction.

Les temps de traitement sont réduits, les prises en charge plus rapides, la qualité de travail est améliorée, le travail en lui-même est simplifié, la réactivité est renforcée...

... Un nombre de bénéfices non négligeables pour vous permettre d’optimiser votre stratégie de gestion de la proximité !