Tout comprendre à la facture électronique dans l’habitat social

L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 a en effet posé les fondements de la réforme, en précisant un calendrier de déploiement effectif à compter du 1^er juillet 2024 pour la réception des factures électroniques entre professionnels.

Découvrez dans cet article les contours de la facturation électronique et les bénéfices que vous pourriez y trouver dans le traitement des factures fournisseurs.

Facturation électronique : comment la réforme impacte-t-elle les bailleurs sociaux ?

Rappel de la réglementation

L’objectif de généraliser la facturation électronique à l’ensemble des relations entre professionnels n’est pas qu’une simple histoire de dématérialisation. A travers cette réforme, l’administration fiscale tient surtout à lutter contre la fraude fiscale, renforcer la compétitivité des entreprises en simplifiant leur charge administrative, faciliter les déclarations de TVA par le pré-remplissage, ainsi qu’avoir une vision plus affinée de l’activité des entreprises en France.

Afin de répondre à ces objectifs, la DGFiP a mis en place un dispositif d’e-invoicing (factures électroniques) pour les transactions inter-entreprises et d’e-reporting (transmission des données à l’administration fiscale) pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Les bailleurs sociaux ne feront donc pas exception à la règle pour leur relation avec les fournisseurs.

Quel est le calendrier de déploiement de la facture électronique ?

Le calendrier de déploiement de la facturation électronique (e-invoicing) se déroulera en deux temps.

La réception des factures (dans le cas des bailleurs sociaux, des factures transmises par leurs fournisseurs) par format électronique sera effective à compter du 1^er juillet 2024. Autrement dit, à compter de cette date, les bailleurs sociaux devront disposer d’un outil leur permettant de recevoir et de lire des factures électroniques.

Quant à l’émission et la transmission des factures, celles-ci dépendront de la taille de l’entreprise :

• À compter du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
• À compter du 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
• À compter du 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et microentreprises (TPE).

Quelles sont les obligations des bailleurs sociaux ?

La réforme prévoit que les factures électroniques – qui, pour rappel, sont à distinguer des factures numérisées ou PDF envoyées par mail – transiteront obligatoirement entre les entreprises via des plateformes de dématérialisation. Les fournisseurs qui transmettent leurs factures à des bailleurs sociaux auront le choix entre  :

• Passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) privée et homologuée par la DGFiP
• Passer directement par le portail public de facturation (PPF) 

Dès le 1^er juillet 2024, les bailleurs sociaux devront également passer par l’une ou l’autre de ces plateformes pour réceptionner les factures fournisseurs.

Passage à la facturation électronique : zoom sur les avantages pour les bailleurs sociaux

Au-delà d’être une obligation, la généralisation de la facturation électronique présente surtout des avantages pour les bailleurs sociaux.

Réduire les coûts financiers

Les agents de terrain sont confrontés tous les mois à des centaines de factures fournisseurs provenant de l’entretien et de la gestion du patrimoine des habitats sociaux. Le coût de traitement est évidemment considérable puisqu’il englobe les coûts d’impression (encre et papier), les coûts liés à l’entretien de l’imprimante, les coûts d’affranchissement ainsi que les coûts liés à la saisie de chaque document. Le site des Finances Publiques précise d’ailleurs que pour une entreprise, le coût d’une facture papier est supérieur à 10 euros, en prenant en compte toutes ces dépenses ! Multipliez ce coût par le nombre de factures fournisseurs à traiter par mois et vous constaterez rapidement le poids financier que représente la facture papier… contrairement à la facture électronique dont le coût est inférieur à celui d’un timbre-poste.

Réduire les risques liés aux erreurs de saisie

Saisir les nombreuses informations d’une facture papier dans son outil de comptabilité augmente inévitablement le risque d’erreurs ou d’oublis. Si elles ne sont pas repérées et régularisées directement, ces erreurs peuvent rapidement coûter cher à la structure. La facturation électronique automatise le processus de traitement des factures. Grâce à l’océrisation présente dans la plupart des outils de facturation, les informations essentielles de la facture sont saisies automatiquement et génèrent directement des écritures comptables, en réduisant incontestablement le risque d’erreurs de saisie.

Se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée

Le traitement manuel des factures papier (ouverture des plis, saisie, paiement, etc.) peut vite prendre un temps considérable pour le personnel en charge. Avec une plateforme centralisant l’ensemble des factures électroniques, les agents comptables ont accès à leur cycle de vie et l’état de leur règlement, et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

« Grâce à l’outil Place des Fournisseurs by Aareon, je reçois une mise à jour des factures environ tous les quarts d’heures, ce qui me fait gagner un temps précieux pour d’autres tâches telles que les litiges des fournisseurs », témoigne ainsi Elodie Pauvert, agent comptable chez Habitat Perpignan Méditerranée, qui traite près de 1 500 factures par mois, issues de 300 fournisseurs.

« La dématérialisation présente des avantages sur le côté rapidité. Il n’est pas question de revenir sur l’intégration de factures manuelles », constate-t-elle encore. Par ailleurs, elle observe « une réelle efficacité et rapidité au service client », aussi bien du côté du bailleur social que de celui de ses fournisseurs. Leur satisfaction et leur confiance n’en sont que renforcées !

Pour Philippe Mialon, RSI chez Habitat Perpignan Méditerranée, la dématérialisation des factures fournisseurs représente également un gain de temps et de productivité. Un avantage largement partagé par les agents de terrain utilisant la plateforme de dématérialisation !

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Bailleurs sociaux, anticipez l'obligation réglementaire liée à la facture électronique et la transformation des processus de facturation et de comptabilité qui en découle !

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L’outil facilite la dématérialisation des factures en :

• Permettant la réception de factures depuis plusieurs plateformes de dématérialisation ;
• Intégrant automatiquement les factures dans votre ERP ; 
• Offrant de nouveaux services à vos fournisseurs (consultation des factures, etc.)